Sådan bør du kommunikere i en alvorlig tid med usikkerhed

Coronapandemien bringer lige nu verden i knæ. Danmark er sat i stå. Dansk erhvervsliv er hårdt ramt. Tæppet er blevet revet væk under os, og det har skabt usikkerhed og tvivl. Et af de spørgsmål, som mange virksomheder stiller lige nu, er “Hvordan skal vi kommunikere til vores kunder?”. Helt banalt og alligevel meget svært i denne tid. Vores svar finder du nedenfor. 

Vi ser i disse dage stor forskel på virksomheders kommunikation. Nogle fortsætter ufortrødent, som var intet hændt, andre ændrer hele deres kommunikationsstrategi, mens andre igen holder sig tilbage med den eksterne kommunikation af frygt for at træde nogen over tæerne.

Situationen er vanskelig, præcis fordi den er så alvorlig. Flere virksomheder vil dreje nøglen om på baggrund af coronavirussens hærgen. Og af hensyn til deres situation og usikkerheden om, hvor længe vores hverdag er præget af covid-19, kan det være svært at regne ud, hvordan man skal kommunikere til sine kunder, interessenter og omverden.

Så hvordan skal vi kommunikere? 

Hos KommPress anbefaler vi to overordnede elementer, når vi skal kommunikere i denne tid, som udgør en målrettet og eksekverbar kommunikationsplan:

Foretag en situationsanalyse af kommunikationsbehovet hos de vigtigste målgrupper

• Hvad har modtagere i din værdikæde behov for at vide? 
• Hvad har din omverden og interessenter behov for at vide?

Overvej indhold, tone og timing

• Hvilken betydning har informationen for modtagerne?
• Hvilke budskaber – til hvilke målgrupper?
• Hvordan skal kommunikationen tones?
• Hvordan skal kommunikationen times?
• Hvilke kanaler skal vi anvende?

Kunder, borgere, leverandører, samarbejdspartnere og medarbejdere er alle påvirkede af coronapandemiens konsekvenser. Derfor er det relevant at afdække de vigtigste målgruppers og interessenters kommunikationsbehov i relation til din virksomhed eller organisation.

Med dette in mente kan du beslutte, hvilke budskaber der skal fortælles og med hvilken tonalitet. Tonen er meget vigtig lige nu, så virksomhederne kan tage vare på deres forretning og samtidig tage hensyn til dem, der er hårdt ramt af situationen. Derfor hænger tone også sammen med timing. Afslutningsvist skal du tænke over, hvilke kommunikationskanaler der kan formidle dine budskaber bedst; sociale medier, mails, nyhedsbreve, website mm.

Helt overordnet er der brug for en løbende vurdering af, hvad der er behov for i relation til kommunikationen. Egentlig handler det i høj grad om proceskommunikation. Vi er midt i en krise, der forandrer vores hverdag. Og en krise er kendetegnet af, at vi ofte ikke ved, hvornår den slutter.

For en fødevareproducent kan det eksempelvis være relevant at proceskommunikere, så man forsikrer kunder og forbrugere om, at der er varer nok. Emnet er aktuelt. Folk bekymrer sig om det og har behov for at vide, at de ikke løber tør for madvarer. Men proceskommunikation stiller også store krav til tonen og til et stærkt kriseberedskab, da eksempelvis opstået sygdom i produktionen kan ændre virksomhedens situation på et øjeblik. 

Har du brug for sparring i denne usædvanlige tid?

Vi er alle i en situation, som vi aldrig har været i før. Vi ved ikke, hvor længe det varer, eller hvilken betydning det får for vores samfund og for vores forretning. I KommPress hjælper vi kunder med at håndtere kritiske situationer. Og vi vil naturligvis også gerne sparre med dig, hvis du har behov for det. Du kan give os et kald på 30 12 15 95 eller sende en mail til kontakt@kommpress.dk. Du kan også følge vores blog eller nyhedsbrev, hvor vi deler inspiration til kommunikation i en krisetid.